BAB 1 : PENGURUSAN
PERSEDIAAN AWAL MELALUI Q&A
1
|
Senaraikan
empat fungsi pengurusan dan jelaskan kepentingan pengurusan bagi sesebuah
organisasi perniagaan
|
|
|
FUNGSI
PENGURUSAN
1.
Perancangan
2.
Pengorganisasian
3.
Kepimpinan
4.
Pengawalan
KEPENTINGAN
PENGURUSAN:
1.
Memastikan matlamat organisasi
tercapai
2.
Memastikan kelancaran perjalanan
keseluruhan sesebuah organisasi
3.
Memastikan segala sumber iaitu semua
faktor pengeluaran di dalam organisasi digunakan secara berkesan
4.
Memastikan semua sumber [faktor
pengeluaran] di dalam organisasi dapat diselaras dan diagihkan dengan baik
dan teratur.
5.
Memastikan tiada pembaziran sumber
[faktor pengeluaran] dalam organisasi.
|
|
2
|
Jelaskan
peranan pengurus sebagai komunikator.
|
|
|
|
|
3
|
Huraikan
tindakan pengurus sebagai seorang usahawan seperti yang disarankan oleh Mintzberg.
|
|
|
|
|
4
|
Senaraikan
empat prinsip yang disarankan oleh
Federick W.Taylor untuk meningkatkan kecekapan pekerja yang boleh
meningkatkan produktiviti.
|
|
|
Empat prinsip untuk meningkatkan kecekapan pekerja
seterusnya meningkatkan produktiviti:
i.
Kaedah terbaik dikenalpasti untuk setiap tugas
ii.
Memilih dan melatih pekerja yang sesuai
iii.
Kerjasama pekerja dan pengurus
iv.
Pembahagian tugas yang adil antara pekerja dan pengurus
|
|
5
|
Jelaskan
sikap pekerja berdasarkan Teori X yang perlu diberi perhatian oleh pengurus
di dalam organisasi seperti yang dinyatakan oleh Douglas McGregor.
|
|
|
1.
Tidak suka bekerja
2.
Tiada motivasi dan kurang bercita-cita
3.
Mengamalkan sikap tidak mengambil tahu
perihal organisasi dan mementingkan diri sendiri.
4.
Sentiasa mengelka daripada memikul
tanggungjawab
5.
Perlu dikawal, diancam dan disuruh
kerja
|
|
6
|
Jelaskan
kepentingan kemahiran konseptual kepada seorang pengurus pertengahan.
|
|
|
·
Menyelesaikan masalah jangka panjang
untuk peringkat jabatan
·
Memahami persekitaran dan perubahan
persekitaran untuk peringkat jabatan / berfikiran secara abstrak
·
Membuat perancangan strategik/jangka
panjang untuk peringkat jabatan
·
Melihat peluang masa depan dan
menjangka ancaman di peringkat jabatan
·
Berkebolehan menganalisis persekitaran
peringkat jabatan (faktor dalaman dan luaran)
·
Menterjemah visi dan misi organisasi
kepada pengurus bawahan
|
|
7
|
Huraikan kepentingan kemahiran
pengursan bagi setiap pengurus dalam sesebuah organisasi.
|
|
|
Kepentingan Kemahiran Pengurusan
1.
Membolehkan pengurus mengurus dengan
berkesan
2.
Membolehkan pengurus menyelaras kerja
di dalam organisasi secara lebih baik dan berkesan
3.
Membolehkan pengurus membuat keputusan
yang tepat bagi sesuatu situasi yang penting.
4.
Membolehkan pengurus mengurus masa
secara cekap dan berkesan.
5.
Membolehkan pengurus berhubung dengan
semua pihak secara berkesan
6.
Membolehkan pengurus mengetahui dan
menyelesaikan semua masalah secara cekap dan berkesan.
7.
Membolehkan pengurus mengenalpasti dan
mengambil peluag yang wujud sama ada dari dalam dan luar organisasi.
8.
Membolehkan pengurus mengkoordinasikan
semua semua secara cekap dan berkesan.
|
|
8
|
Jelaskan
ciri-ciri perancangan strategik yang biasa diwujudkan dalam sesebuah
organisasi.
|
|
|
Ciri-ciri perancangan strategik
1.
Kandungan perancangan melibatkan visi,
misi serta hala tuju organisasi
2.
Tempoh masa perancangan adalah untuk
jangka masa pangjang dan biasanya melebihi tiga tahun.
3.
Perancangan dilakukan oleh pengurus peringkat
atasan
4.
Perancangan melibatkan risiko yang
tinggi kerana melibatkan perancangan keseluruhan.
5.
Skop perancangan melibatkan matlamat
organisasi secara menyeluruh.
|
|
9
|
Huraikan
langkah pengurus dalam menganalisis persekitaran perniagaan semasa proses
perancagan bagi sesebuah organisasi perniagaa.
|
|
|
1.
Pengurus perlu faham persekitaran
dalaman dan luaran organisasi
2.
Melihat dan meramal apa yang akan
berlaku di dalam/ diluar organisasi
3.
Membuat premis perancangan berdasarkan
maklumat persekitaran dalaman/ luaran
4.
Analisis persekitaran dalaman seperti
sumber manusia, kewangan dll
5.
Analisis persekitaran luaran seperti
undang-undang, ekonomi/ politik dll
|
|
10
|
Jelaskan
fungsi alat perancangan carta gantt dalam proses perancangan.
|
|
|
1.
Satu kaedah untuk mengagihkan masa
penggunaan mesin dan masa penggunaan manusia.
2.
Merancang kemajuan sesuatu program
dengan mudah..
3.
Aktiviti diatur mengikut turutan
jadual masa dengan menetapkan masa permulaan dan masa akhir setiap aktiviti.
4.
Menunjukkan tahap pencapaian /kemajuan
bagi setiap projek berdasarkan tarikh penyempurnaan yang telah ditetapkan.
|
|
11
|
Jelaskan
pernyataan misi bagi sesebuah organisasi perniagaan.
|
|
|
·
Tujuan utama sesebuah organisasi
ditubuhkan.
·
Biasanya misi dinyatakan dalam bentuk
yang umum, luas dan memperlihatkan nilai-nilai kepercayaan dan falsafah
pengurusan.
·
Membentuk identiti dan imej
organisasi.
·
Misi penting sebagai panduan dan
motivasi ahli organisasi – hala tuju yang dikongsi bersama – dapat memfokus
usaha.
·
Kepada pengurus, ia menjadi ukuran
bagi menilai kejayaan organisasi – sejauh mana pengurus berjaya memenuhi misi
tersebut melalui usaha pekerja bawahannya.
|
|
12
|
Jelaskan
elemen yang perlu diberi perhatian semasa membuat analisis kekuatan dalaman
bagi analisis SWOT yag dijalankan di dalam sesebuah organisasi.
|
|
|
Elemen dalam
kekuatan
1.
Kelebihan syarikat dari pesaing
·
Apakan kelebihan yang ada?
2.
Bidang yang menjadi kekuatan syarikat
·
Apakah bidang atau ruang
terbaik dapat dilakukan?
3.
Kekuatan dalam pasaran produk
berbanding pesaing.
·
Apakah Kekuatan organisasi dalam
pasaran?
4.
Kekuatan dalam halatuju dan strategi
syarikat.
·
Adakah organisasi mempunyai
halatuju strategi yang jelas?
5.
Kekuatan aspek pekerja
·
Adakah organisasi mempunyai suasana kerja yang positif?
|
|
13
|
Jelaskan
empat kepentingan pengorganisasian
bagi sesebuah organisasi.
|
|
|
1. Menghasilkan satu susunan
tenaga kerja yang sistematik bagi mencapai matlamat organisasi.
2. Memastikan pengagihan
sumber di antara jabatan dapat dilakukan dengan saksama.
3. Mengawal tingkah laku
pekerja melalui prosedur dan sistem yang telah ditetapkan.
4.
Supaya organisasi dapat berjalan dan
diuruskan dengan lincin dan teratur.
5.
Agar aktiviti kerja dapat dilakukan
dengan cekap dan berkesan.
6.
Dapat mengurangkan konflik tugas
antara pekerja.
7.
Membangunkan sumber manusia melalui
latihan dan pembangunan.
8.
Membantu merancang guna tenaga dengan
lebih cekap dan berkesan.
9.
Dapat menjalankan peranan,
tanggungjawab dan hubungan dengan unit kerja.
10.
Dapat mengagihkan penggunaan sumber
organisasi dengan cekap.
11.
Untuk menyelaras pelaksanaan
perancngan dan mencapai matlamat organisasi
|
|
14
|
Huraikan
ciri-ciri-penjabatan organisasi mengikut fungsi.
|
|
|
·
Penjabatanan mengikut fungsi merujuk kepada
pengkelompokkan aktiviti kerja yang saling berkait dan spesifik dalam satu
jabatan.
·
Struktur yang diagihkan menurut tugas
dan fungsi.
·
Merupakan penjabatan yang paling asas
dan lazimnya digunakan oleh organisasi kecil yang mempunyai produk yang
terhad.
·
Pengkhususan dapat dilakukan
berdasarkan kemahiran pekerja.
·
Kawalan dan penyeliaan mudah
dilakukan.
·
Contoh: Pengurus operasi, kewangan
atau pemasaran
·
Contohnya, aktiviti penjualan,
promosi, khidmat pelanggan, tempahan dan lain-lain aktiviti yang berkaitan
digabungkan di dalam jabatan pemasaran.
|
|
15
|
Jelaskan
kelemahan penjabatan organisasi mengikut pelanggan.
|
|
|
Kelemahan:
1.
Pertindihan usaha dalam menguruskan
operasi kerana penekanan kepada pengguna dan bukannya tugas.
2.
Melibatkan kos yang tinggi untuk
mengupah, melatih dan membangunkan ramai pengurus untuk setiap jenis
pengguna.
3.
Menyukarkan penyelarasan antara
jabatan yang mengendalikan permintaan pelanggan yang bersaing
4.
Pengurus dan pekerja perlu
melengkapkan diri untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi pelanggan
5.
Kumpulan pelanggan mungkin tidak dapat
dibezakan secara jelas dan nyata
6.
Melibatkan kos pengurusan yang
tinggi
|
|
16
|
Jelaskan
kelebihan apabila pengurus melaksanakan struktur organisasi berdasarkan
projek apabila melaksanakan seseuatu projek.
|
|
|
Kebaikan:
1.
Bidang kuasa pengurus projek adalah
meluas
2.
Semua unit / jabatan bertanggungjawab
terus kepada pengurus projek
3.
Integrasi antara kepakaran adalah
lebih efektif
4.
Penyelarasan lebih mudah
5.
Kesemua sumber menumpu perhatian
kepada projek
6.
Tindakan boleh diambil dgn segera jika
berlaku masalah
|
|
17
|
Nyatakan
ciri-ciri organisasi berbentuk maya.
|
|
|
|
|
18
|
Jelaskan konsep fail meja dalam sesebuah
organisasi.
|
|
|
·
Panduan terperinci mengenai semua tugas yang dijalankan
oleh seseorang individu setiap hari yang meliputi:
1. Senarai tugas dan
tanggungjawab seseorang individu dalam jabatan/pejabat
2. Rangkaian prosedur dan
senarai semak (checklist)
3. Peruntukan kuasa dan
undang-undang yang terlibat dengan tanggungjawab seseorang individu
4. Objektif Jabatan, Bahagian
dan Unit individu
5. Carta yang menunjukkan
kedudukan individu dalam Bahagian atau Unit masing-masing
·
Dokumen rujukan untuk setiap pegawai dalam menjalankan
tugasnya
·
Fail Meja hendaklah diletakkan di atas meja pegawai
|
|
19
|
Senaraikan lapan
skop prosedur kualiti yang boleh dilaksanakan oleh sesebuah organisasi.
|
|
|
·
Skop Prosedur Kualiti
1. Kawalan Dokumen
2. Pengurusan Rekod
Kualiti
3. Latihan Staf
4. Prosedur Kualiti Proses
5. Aduan Pelanggan
6. Pengurusan Perolehan
7. Penilaian Pembekal
8. Identifikasi dan
Kemudahkesanan
9. Hasil Audit Dalaman
10. Kawalan Perkhidmatan
Yang Tidak Akur (Seksyen 8.3)
11. Pengurusan Maklumbalas
Pelanggan
12. Tindakan Pembetulan
13. Tindakan Pencegahan
14. Mesyuarat Kajian Semula
Pengurusan
|
|
20
|
Jelaskan tiga kelebihan pemusatan autoriti yang
dilaksanakan oleh pihak pengurusan sesebuah organisasi.
|
|
|
Kelebihan
Pemusatan Autoriti
1. Pengurusan atasan
bertindak sebagai satu pasukan
·
Semua perlu mengikut arahan
·
Tiada persaingan jabatan
2. Ketua mengetahui segala
yang berlaku
·
Segala persetujuan perlu diperolehi dari seorang
·
Tindakan dapat memenuhi kehendak ketua
3. Pembuat keputusan
mengkordinasi sesuatu perkara yang perlu dilaksanakan.
·
Staf lain boleh bekerjasama
·
Bekerja dalam satu matlamat yang jelas.
4. Memudahkan pembuat
keputusan melakukan kawalan
·
Semua staf perlu melakukan tugas mengikut arahan
·
Pembuat keputusan mengetahui kerja-kerja yang perlu
dilaksanakan dan standard yang perlu dicapai.
5. Cepat membuat keputusan
·
Tidak melibatkan banyak pihak
·
Menjimatkan masa
|
|
21
|
Nyatakan lapan
ciri pemimpin yang efektif.
|
|
|
1.
Bercita-cita, Keinginan Dan Semangat Untuk Memimpin
2.
Jujur Dan Integriti
3.
Keyakinan Diri
4.
Berpengetahuan, Kemahiran Dan Kebolehan Dalam Kerjaya
5.
Bertimbangrasa Dan Bertolak Ansur
6.
Sedia Menerima Teguran
7.
Mengakui Kesilapan Dan Memperbetulkan Kesilapan
8.
Tidak Mendahulukan Kepentingan Diri
9.
Tidak Memandang Rendah Orang Lain
10. Tekun
11. Sabar
|
|
22
|
Dengan memberikan satu contoh, jelaskan apa yang anda faham tentang kuasa sah.
|
|
|
Contoh kuasa sah:
1. Jurulatih bolasepak
berhak memilih dan menggugurkan mana-mana pemain berdasarkan kedudukannya.
2. Bendahari berhak keatas
sumber kewangan persatuan kerana kedudukannya.
Definisi:
·
Kuasa sah ialah kuasa rasmi yang diperolehi daripada
autoriti pihak atasan melalui penyerahan kuasa yang memberikan ia sesuatu
kedudukan dalam organisasi.
·
Berasaskan autoriti / kedudukan
|
|
23
|
Jelaskan keadaan organisasi yang sesuai
mengamalkan gaya kepimpinan autokratik.
|
|
|
Gaya ini sesuai bagi organisasi yang:
1. Menghadapi krisis
2. Mempunyai pekerja baru
3. Mempunyai pekerja yang
tidak bermotivasi
4. Mempunyai pekerja yang
kurang kemahiran
5. Mempunyai pekerja yang
tiada pengalaman
6. Mempunyai ramai pekerja
bawahan
|
|
24
|
Jelaskan model kepimpinan yang disarankan oleh Fiedler di dalam gaya kepimpinan
kontingensi.
|
|
|
·
Model kepimpinan kontingensi
yang diketengahkan oleh Fiedler menyarankan bahawa prestasi sesuatu kumpulan
adalah tertakluk kepada sistem motivasi pemimpin itu sendiri dan setakat mana
pemimpin tersebut boleh mengawal dan mempengaruhi situasi.
·
Keberkesanan sesuatu corak
kepimpinan bergantung kepada interaksi antara perlakuan pemimpin dengan tiga
pembolehubah situasi, iaitu struktur tugas, perhubungan pemimpin dan
pengikut, dan kedudukan serta kuasa pemimpin.
|
|
25
|
Jelaskan kenapa seseorang pemimpin juga boleh
dikatakan sebagai seorang pengurus.
|
|
|
Pemimpin adalah seorang
pengurus kerana:
·
Kebolehan berinteraksi dengan orang lain khususnya
pekerja untuk tujuan mempengaruhi mereka.
·
Boleh menangani perubahan dengan membentuk visi
tertentu
·
Aktif dari aspek kemanusiaan berfungsi untuk
mempengaruhi ahli atau diikuti oleh orang lain
·
Mempunyai motivasi yang tinggi
·
Berupaya memberi arahan dan subordinat akur dengannya
·
Mempunyai ciri-ciri istimewa tertentu yang tiada pada
orang lain dari segi keupayaan
mempengaruhi orang lain
|
|
26
|
Jelaskan kepentingan faktor
motivasi bagi sesebuah organisasi.
|
|
|
KEPENTINGAN
MOTIVASI:
|
|
27
|
Jelaskan kepentingan
pembentukan pasukan yang baik kepada sesebuah organisasi.
|
|
|
KEPENTINGAN PEMBENTUKAN PASUKAN
1.
Memberi motivasi kpd ahli
2.
Meringankan beban tugas pengurus
3.
Melibatkan penggabungan tenaga pakar
4.
Menjamin mutu/hasil kerja yg lebih
baik
5.
Dapat mewujudkan konsep kerjasama di
antara ahli
6.
Mencapai matlamat kerja secara
berkesan
7.
Boleh melahirkan pemimpin yang
berkesan dikalangan ahli dalam
kumpulan yang terlibat.
8.
Mengurangkan persaingan antara
pekerja.
9.
Dapat sumbangan idea yang yang bernas
dari ahli
|
|
28
|
Jelaskan maksud stres.
|
|
|
·
Ketidakupayaan memenuhi tuntutan persekitaran
·
Gangguan fungsi kehidupan
·
Perubahan dinamik yang menyebabkan individu berdepan
dengan masalah, kekangan dan desakan hidup
·
Peristiwa atau keadaan persekitaran yang mendatangkan
akibat yang negatif
·
Tekanan yang mengakibatkan kebimbingan, keletihan dan
ketegangan kepada individu
·
Tindak balas luaran yang mengganggu mental dan fizikal
atau tindak balas kimia dalam tubuh
|
|
29
|
Jelaskan bagaimana rutin harian yang dilakukan
pekerja boleh menyebabkan stres.
|
|
|
Rutin harian
·
Melakukan perkara yg sama setiap hari & ianya
membosankan
·
Terpaksa lakukan dalam tempoh yang singkat
·
Sekiranya individu tersebut menganggap rutin atau kerja
harian yang dilaksanakan oleh mereka adalah membosankan dan tidak boleh
meningkatkan prestasi kerja mereka, keadaan ini akan menyebabkan mereka mudah
mendapat stres.
·
Tetapi bagi individu yang menganggap kerja dan rutin
harian yang terpaksa dilaksanakan adalah satu kewajipan yang perlu
dilaksanakan dan sebagi punca rezeki mereka, mereka akan berasa bermotivasi
dan bersemangat untuk melaksanakan rutin tersebut.
|
|
30
|
Jelaskan faktor interpersonal
yang boleh menyebabkan stres di kalangan pekerja.
|
|
|
FAKTOR INTERPERSONAL
1.
Konflik dengan rakan, pekerjaan dan lain-lain
2.
Hubungan tidak baik, tidak dapat sokongan, kepercayaan dan
kerjasama.
3.
Konflik dengan pihak atasan
4.
Kekurangan Sokongan Sosial
·
Tiada sokongan rakan, orang bawahan dan atasan
·
Sering diperlekehkan/ di kutuk dll
5.
Gangguan Seksual
·
Berhadapan gangguan sama ada komunikasi / fizikal yg
berbentuk seksual tanpa kerelaan
|
|
31
|
Jelaskan fungsi adudit
kewangan bagi sesebuah organisasi perniagaan.
|
|
|
Audit Kewangan melibatkan
urusan menyemak, meneliti dan menilai perkara-perkara berikut :
1.
Kesempurnaan, keutuhan dan kebergunaan kawalan perakaunan
dan kewangan.
2.
Keberkesanan ekonominya kawalan tersebut.
3.
Kesempurnaan, keutuhan, ketulusan dan kewajaran rekod-rekod
dan data perakaunan dan kewangan.
4.
Pengawalan harta-harta organisasi dimasukkira dan
dilindungi dari kehilangan dan kerosakan.
5.
Keutuhan polisi rancangan, tatacara, peraturan dan
perundangan.
|
|
32
|
Huraikan
empat aspek yang ditekankan di dalam kawalan pentadbiran sesebuah organisasi.
|
|
|
Kawalan pentadbiran merangkumi
4 aspek :
1.
Perancangan organisasi iaitu melalui carta organisasi yang
menunjukkan tanggungjawab dan bidang kuasa setiap individu dalam organisasi
tersebut.
2.
Pembahagian kerja atau tugas iaitu setiap tugas perlu
diasingkan dari segi pemberian kuasa, perlaksanaan dan penjagaan aset. Bagi
organisasi yang menggunakan sistem komputer, pihak pembangunan sistem dan
pihak operasi harian hendaklah diuruskan oleh individu yang berbeza.
3.
Pemilihan kakitangan yang dilaksanakan dengan mengambilkira
kelayakan, latihan, perwatakan dan ketulusan untuk memastikan operasi
berjalan dengan licin.
4.
Pengawasan dan pemantauan iaitu dengan membuat pemantauan
yang berterusan secara keseluruhan.
|
|
33
|
Jelaskan kaedah menetapkan
standard yang biasa dilakukan semasa proses kawalan di dalam organisasi.
|
|
|
Terdapat beberapa cara untuk menetapkan piawaian :-
1.
Berdasarkan pengalaman yang lepas.
2.
Atas budi bicara pengurus
3.
Berdasarkan rekod-rekod dari organisasi yang lain
4.
Berdasarkan kepada kelengkapan
5.
Berdasarkan kepada belanjawan[bajet].
|
|
34
|
Jelaskan tujuan kawalan semasa
bagi kaedah kawalan yang dilaksanakan dalam sesebiah organisasi.
|
|
|
Tujuan Kawalan Semasa:
1.
Mempastikan semua proses kerja dilaksanakan menepati
piawaian untuk meminimumkan kos kerosakan atau pengubahsuaian produk
2.
Dapat mengenalpasti dengan tepat bahagian atau proses yang
perlu dibaiki dan tindakan pembetulan dapat dilaksanakan dengan segera
3.
Memantau prestasi pekerja dalam melaksanakan tugasnya.
|
|
35
|
Jelaskan tujuan bajet sebagai
alat kawalan di dalam organisasi.
|
|
|
Tujuan Bajet:
1. Membantu
menyediakan perancangan aktiviti dengan lebih efektif.
2. Membantu
mengagihkan sumber dengan berkesan.
3. Membantu
dalam mengawal dan memantau penggunaan sumber semasa dalam tempoh bajet.
4. Memastikan
setiap sumber kewangan yg diperoleh dapat membiayai kos aktiviti yg
dirancang.
5. Memastikan
setiap peruntukan perbelanjaan digunakan secara berkesan bagi mengelakkan
pembaziran.
6. Memudahkan
pihak pengurusan membuat perbandingan memandangkan bajet disediakan
berdasarkan data berangka.
|
2 comments:
hi cikgu jawapan ini sangat bagus and it really helped me. i need latihan pengukuhan bab 2,3,4
thanks alot sir , its really really helpfull to train my mind with this Q&A quastions.
Post a Comment