BAB 1 PENGGAL 2 : PENGAWALAN

PRINSIP-PRINSIP KAWALAN YANG BERKESAN:

Di dalam sesebuah organisasi, kita perlu tahu apakah prinsip-prinsip yang menentukan sesuatu kawalan itu berkesan atau tidak. Di antara prinsip tersebut adalah:

a) Fleksibeliti

·        Suatu kawalan yang ditetapkan perlulah ada kelonggaran dan ia  boleh diubahsuai dari semasa ke semasa. Di mana kawalan yang dikenakan akan mengikut keadaan dari masa ke semasa.

·        Contohnya fleksibeliti ke atas menetapkan piawaian, di mana pengurus boleh menaikkan ataupun merendahkan piawaian berdasarkan kebolehan dan kemampuan pekerja pada masa tersebut.

b) Ketepatan

·        Kita perlu ada maklumat-maklumat benar, sahih, tepat dan  boleh dipercayai. Kita juga tidak boleh menyembunyikan apa-apa fakta atau memberi fakta yang salah untuk mendapatkan kawalan yang berkesan.

·        Contohnya pengurus perlu  menerangkan kepada  pekerja apa yang perlu dilakukan, apa yang telah dilakukan.Walaupun sesetengah fakta-fakta perlu dirahsiakan untuk kepentingan organisasi, tetapi maklumat-maklumat tertentu perlu diberitahu dengan tepat untuk mengelakkan kekeliruan dan salah faham.

c)   Ketepatan masa

·        Kita dapat maklumat tersebut pada masa yang betul, pada tempat yang sesuai.

·        Maklumat diberi pada masa yang memerlukan.

·        “Do the thing at the right place and the right time”.

d) Fokus kepada perkara penting

·        Aktiviti yang dikawal mestilah yang penting sahaja dan fokus kepada :- 

1.      Prestasi-sekiranya organisasi mahukan peningkatan kerja pekerja.

2.      Pekerja-sekiranya organisasi mahukan pekerja mempunyai tingkahlaku yang baik.

e) Penerimaan oleh ahli organisasi

·        Perkara yang dikawal mestilah dipersetujui oleh ahli organisasi. Contohnya masa bekerja dari pukul 8.00 pagi hingga 4.00 petang, semua orang mesti bersetuju untuk datang bekerja pada waktu tersebut.

Jenis Kawalan Dalaman

1.      AUDIT DALAMAN

·        Audit dalaman merupakan kerja pengauditan yang dijalankan oleh akauntan yang bekerja dengan sesebuah organisasi.

·        Audit dalaman bertujuan untuk menilai pengendalian dalaman dan aktiviti penyimpanan rekod organisasi yang berkenaan.

·        Kumpulan akauntan yang melakukan kerja audit dalaman ini disebut sebagai juruaudit dalaman.

·        Juruaudit dalaman menjadi sebahagian daripada jentera pengurusan, yang bertugas untuk mengkaji kerja kakitangan yang lain dan menilai kecekapan dan keberkesanan kerja mereka.

·        Pihak pengurusan organisasi memberikan tugas ini kepada juruaudit dalaman untuk mengetahui sejauh mana kakitangan organisasi itu patuh kepada dasar dan arahan, serta mencapai tahap kecekapan pengendalian dan keberkesanan sistem penyimpanan rekod. Boleh dikatakan bahawa peranan utama juruaudit dalaman adalah untuk memastikan pematuhan kepada tatacara kawalan dalaman organisasi itu.

2.      DASAR ORGANISASI

·        Dasar organisasi merujuk kepada garis panduan umum sesebuah organisasi untuk membantu pengurus membuat keputusan dan mengambil tindakan.

·        Kawalan Pentadbiran yang meliputi tatacara yang membantu pengurusan merancang dan mengawal operasi untuk memastikan keberkesanan operasi dan dasar organisasi diikuti.

·        Kawalan pentadbiran merangkumi 4 aspek :

                                                        i.          Perancangan organisasi iaitu melalui carta organisasi yang menunjukkan tanggungjawab dan bidang kuasa setiap individu dalam organisasi tersebut.

                                                       ii.          Pembahagian kerja atau tugas iaitu setiap tugas perlu diasingkan dari segi pemberian kuasa, perlaksanaan dan penjagaan aset. Bagi organisasi yang menggunakan sistem komputer, pihak pembangunan sistem dan pihak operasi harian hendaklah diuruskan oleh individu yang berbeza.

                                                     iii.          Pemilihan kakitangan yang dilaksanakan dengan mengambilkira kelayakan, latihan, perwatakan dan ketulusan untuk memastikan operasi berjalan dengan licin.

                                                     iv.          Pengawasan dan pemantauan iaitu dengan membuat pemantauan yang berterusan secara keseluruhan.

3.      PROSEDUR KERJA

·        Prosedur kerja merujuk kepada tatacara atau langkah khusus yang perlu diikuti secara berturutan dalam membuat sesuatu keputusan atau tindakan.

·        Prosedur kerja menjadi rujukan bagi peringkat Jabatan/pejabat yang mengandungi fungsi dan objektif rasmi pejabat, prosedur-prosedur yang jelas serta pegawai dan kakitangan yang bertanggungjawab bagi melaksanakan tiap-tiap aktiviti yang dipertanggungjawabkan.

·        Prosedur kerja menjadi rujukan utama yang akan membantu Jabatan/pejabat berfungsi dengan cekap dan berkesan.