Laman Pengajian Perniagaan STPM Cikgu aZLy: PECUT SUT PENGGAL 2 : Q&A WAJIB INGAT BAB 1

WAJIB INGAT..

BIL

SOALAN BAB 1

JAWAPAN

Huraikan peranan seorang pengurus sebagai pembuat keputusan dalam sesebuah organisasi mengikut Teori Mintzberg.

Peranan seorang pengurus sebagai pembuat keputusan dalam sesebuah organisasi mengikut Teori Mintzberg ialah :

1. Pengurus sebagai Usahawan (Entrepreneur) [ ½ ]

· Pengurus merupakan nadi penggerak kepada perubahan dan inovasi terbaru di dalam sesebuah organisasi. [1]

2. Pengurus sebagai Pelerai Masalah (Disturbance Handler)

· Pengurus akan melakukan tindakan pembetulan bila organisasi menghadapi masalah.

3. Pengurus sebagai Pengagih Sumber (Resource Allocator)

· Pengurus akan mengagih semua sumber-sumber yang diperolehi termasuk masa, kewangan, peralatan dan tenaga manusia.

4. Pengurus sebagai Perunding (Negotiator)

· Pengurus akan mewakili organisasi dalam perbincangan mengenai perniagaan.

Jelaskan empat kepentingan kemahiran kemanusiaan kepada pengurus peringkat pertengahan.

Kepentingan kemahiran kemanusiaan kepada pengurus peringkat pertengahan ialah:

1. Pengurus pertengahan tersebut akan mempunyai kebolehan untuk bekerja dengan orang lain [1] seperti bekerja dengan staf bawahan dan staf jabatan lain termasuk pengguna/pelanggan.

2. Pengurus pertengahan tersebut akan mempunyai kebolehan untuk memahami tingkahlaku pengguna/pekerja/pihak berkaitan dengan aspek jabatan mereka. [1]

3. Pengurus pertengahan tersebut akan mempunyai kebolehan untuk Memotivasi/Berupaya meransang individu supaya rajin bekerja[1] seperti memotivasikan orang bawahan/ jurujual/ promoter/agen pemasaran

4. Pengurus pertengahan tersebut akan mempunyai kebolehan untuk berkomunikasi dengan berkesan [1] iaitu boleh memberi arahan jelas/maklumat produk/pengaruhi pengguna/staf kepada pihak berkaitan

5. Pengurus pertengahan tersebut akan mempunyai hubungan yang baik dengan pengurus lain di semua peringkat dalam organisasi [1] seperti pengurus/staf jabatan lain dalam organisasi sama.

6. Pengurus pertengahan tersebut akan mempunyai kebolehan memahami sikap dan perasaan orang lain[1] seperti staf dalaman/pihak pengguna/pelanggan-peka dan prihatin terhadap masalah berkaitan dengan aspek pemasaan produk.

“Pemimpin adalah juga seorang pengurus, tetapi pengurus tidak semestinya seorang pemimpin.” Bincangkan penyataan ini.

Pemimpin adalah seorang pengurus kerana pemimpin:

1. Berkebolehan berinteraksi dengan orang lain khususnya pekerja untuk tujuan mempengaruhi mereka.[1]

2. Berkebolehan menangani perubahan dengan membentuk visi tertentu

3. Aktif dari aspek kemanusiaan berfungsi untuk mempengaruhi ahli atau diikuti oleh orang lain

4. Mempunyai motivasi yang tinggi

5. Berupaya memberi arahan dan subordinat akur dengannya

6. Mempunyai ciri-ciri istimewa tertentu yang tiada pada orang lain dari segi

7. Berkeupayaan mempengaruhi orang lain

Pengurus tidak semestinya seorang pemimpin kerana:

1. Jawatannya adalah secara fomal dalam organisasi.[1]

2. Tidak bersifat interaksi peribadi, kelayakan akademik melayakkan beliau

3. memegang jawatan.

4. Lebih mementingkan pencapaian matlamat yang ditetapkan oleh organisasi

5. Menangani kerumitan dan masalah dalam organisasi.

6. Memastikan organisasi berada pada landasan yang betul.

Jelaskan kepentingan kemahiran pengurusan masa kepada seseorang pengurus sebuah restoran makanan segera.

Seseorang pengurus sebuah restoran makanan segera memerlukan kemahiran pengurusan masa kerana:

· Beliau perlu memastikan operasi restoran makanan segera tersebut berjalan mengikut jadual supaya aktiviti di dapur, di kaunter dan pelayanan pelanggan tidak terjejas.

· Membolehkan pengurus tersebut membahagi-bahagikan masa yang ada dengan cekap kepada pekerja di bawah arahannya.

· Membolehkan pengurus tersebut melakukan kerja penting dahulu atau kerja yang memerlukan penyelesaian segera di semua bahagian di dalam restoran.

· Membolehkan beliau merancang jadual kerja semua pekerja restoran makanan segera tersebut agar semua operasi berjalan dengan lancar.

· Membolehkan pengurus restoran tersebut membahagikan dan memperuntukan masa yang sesuai bagi setiap tugasan,

· Membolehkan pengurus restoran tersebut menggunakan dengan cekap semua alat kawalan untuk pengurusan masa seperti senarai semak, kad perakam waktu, diari elektronik dan sebagainya.

Nyatakan lapan ciri pemimpin yang efektif.

1. Bercita-cita, Keinginan Dan Semangat Untuk Memimpin

2. Jujur Dan Integriti

3. Keyakinan Diri

4. Berpengetahuan, Kemahiran Dan Kebolehan Dalam Kerjaya

5. Bertimbangrasa Dan Bertolak Ansur

6. Sedia Menerima Teguran

7. Mengakui Kesilapan Dan Memperbetulkan Kesilapan

8. Tidak Mendahulukan Kepentingan Diri

9. Tidak Memandang Rendah Orang Lain

10. Tekun

11. Sabar

Jelaskan tiga faktor dorongan dan motivasi kepada pekerja seperti yang disarankan oleh Fredrick Herzberg

faktor dorongan dan motivasi kepada pekerja seperti yang disarankan oleh Fredirick Herzberg ialah:

1. Pencapaian- iaitu peluang-peluang mencapai sesuatu matlamat kerja yang mencabar

2. Penghargaan-iaitu penghargaan terhadap sumbangan dan usaha

3. Tanggungjawab- iaitu diberi tanggungjawab dan tugas kerja yang baru

4. Kemajuan- iaitu peluang untuk memajukan diri dan status kerja berdasarkan prestasi kerja

5. Kerja itu sendiri- iaitu berhubung dengan kerja yang dapat memberi kepuasan, penonjolan diri dan mencabar

Terangkan tiga sebab mengapa seseorang pengurus perlu membuat perancangan dalam perniagaan.

Tiga sebab pengurus perlu merancang perniagaan

1. Menyediakan hala tuju/menentukan matlamat/fokus –

organisasi perlu membuat analisis peluang, cabaran, ancaman, kekuatan, kelemahan untuk menentukan matlamat.

2. Menyelaras sumber –

mengenalpasti, mengagih dan menggunakan sumber secara cekap dan berkesan antara jabatan/unit perniagaan – kurangkan pembaziran; mengadakan sumber berganda.

3. Ukuran prestasi /pencapaian –

Dalam rancangan ada matlamat dan gol yang ingin dicapai. Gol ini akan menjadi garis penamat.

4. Tindakan pembaikan –

Hasil sebenar yang dicapai akan dibanding dengan gol. Kekurangan akan ditambah baik.

5. Panduan membuat keputusan –

Dalam rancangan ada garispanduan tentang apa matlamat dan bagaimana mencapainya. Dan garispanduan ini akan menjadi panduan kepada membuat keputusan khususnya berkaitan pengagihan sumber.

6. memahami persekitaran perniagaan –

membentuk strategi perniagaan.

7. sebagai alat kawalan – s

upaya penyelewengan/kesilapan dapat dielakkan

Jelaskan ciri-ciri penjabatan sesebuah organisasi perniagaan mengikut fungsi.

Ciri-ciri penjabatanan organisasi mengikut fungsi:

1. Pengumpulan aktiviti/ tugas/ pekerja mengikut kesamaan kemahiran/ kepakaran/ aktiviti kerja dan sumber yang digunakan

2. Pengasingan jabatan dilakukan bagi mencapai ekonomi berskala berdasarkan pengkhususan kerja .

3. Kedudukan ahli organisasi adalah mengikut persamaan dalam kepakaran, kemahiran dan aktiviti kerja.

4. Contoh: struktur mengikut Jabatan Pemasaran, Jabatan Pengeluaran dan Jabatan Kewangan

Jelaskan kepentingan faktor motivasi kepada pekerja di dalam sesebuah organisasi perniagaan.

Kepentingan faktor motivasi kepada pekerja di dalam sesebuah organisasi perniagaan ialah:

1. Menyatukan usaha ahli organisasi ke satu arah, yakni bagi mencapai matlamat organisasi

2. Mengekal pekerja,terutama pekerja mahir dalam organissi

3. Mengurangkan kadar ponteng kerja

4. Mengurangkan kadar lantik henti pekerja dalam organisasi

5. Meningkatkan usaha dan prestasi pekerja

6. Meningkatkan moral pekerja

7. Meningkatkan kerjasama di kalangan ahli-ahli organisasi.

Jelaskan tahap stres bagi individu yang kurang kompetitif yang bekerja dengan pemimpin jenis autokratik, demokratik dan laissez-faire.

1. Bekerja dengan pemimpin autokratik -Cepat stres/Stres tahap Tinggi

· Jika individu tersebut bekerja di bawah pengurusan atasan yang menggunakan gaya kepimpinan autokratik kerana individu jenis ini tidak suka membuat kerja dan lembab dalam menyiapkan sesuatu tugasan.

2. Bekerja dengan pemimpin demokratik-Stres tahap sederhana

· Jika individu tersebut bekerja di bawah pengurusan yang gaya pengurusannya adalah demokratik kerana individu tersebut berasa tidak perlu menyumbang kepada keputusan bersama atau berasa tidak ada masalah jika tiada penyertaan dalam keputusan kerja serta berasa tidak terlalu ditekan oleh pihak atasan.

3. Bekerja dengan pemimpin laissez-faire-Sukar stres/Stres tahap rendah

· Jika indivdu tersebut bekerja di bawah pengurusan yang mengamalkan gaya pengurusan Laissez-faire/bebas kerana individu tersebut berasa kurang diberi tanggungjawab, tidak dikawal dan tiada tekanan dari pihak atasan.

Jelaskan kepentingan perancangan sebagai satu penyediaan hala tuju bagi sesebuah organisasi perniagaan.

Kepentingan perancangan:

· Menyediakan hala tuju/menentukan matlamat/fokus organisasi perniagaan.

· Organisasi perlu membuat analisis peluang, cabaran, ancaman, kekuatan, kelemahan untuk menentukan matlamat.

· Membantu pengurus menentukan matlamat, kumpulan kerja dan membangunkan strategi yang menyeluruh bagi mencapai matlamat.

· Pengurus juga dapat mengagih dan mengguna sumber dengan lebih efektif dan efisien.

· Membantu mengenalpasti operasi yang diperlukan serta bagaimana ia mempengaruhi organisasi.

· Contoh: Perancangan 5 tahun – menyatakan visi, misi, objektif, rancangan operasi, keperluan kewangan, keperluan sumber manusia bagi mencapai matlamat organisasi.

Senaraikan langkah-langkah dalam proses pengorganisasian

Langkah dalam proses pengorganisasian ialah:

1. Penentuan objektif;

2. Pengenalpastian aktiviti;

3. Pengelasan aktiviti;

4. Pengelompokan aktiviti, dan;

5. Pengagihan tugas, autoriti dan tanggungjawab

Dengan memberikan satu contoh, jelaskan maksud kuasa sah

Contoh kuasa sah:

· "Siti ialah pengurus kewangan di Syarikat Antah Berantah Sdn Bhd. Beliau mula mmegang jawqatan tersebut sejak 1990. Pada tahun 1995 beliau telah dinaikkan pangkat menjadi pengurus besar. Oleh itu kuasa sah yang ada pada Siti sebagai pengurus kewangan ialah dari tahun 1990 hingga 1995, dan kuasa sah sebagai pengurus besar pula bermula pada tahun 1995."

Maksud kuasa sah:

· Kuasa sah ialah kuasa rasmi yang diperolehi daripada autoriti pihak atasan melalui penyerahan kuasa yang memberikan ia sesuatu kedudukan dalam organisasi.

· Kuasa yang diperolehi berasaskan autoriti / kedudukan

Terangkan empat sebab mengapa sesebuah organisasi perniagaan perlu melaksanakan sistem kawalan dalam yang sistematik.

Kawalan dalaman diperlukan oleh organisasi untuk :

1. Menjalankan perniagaan dengan cara yang teratur dan cekap,

2. Melindungi aset dan sumber,

3. Menghalang dan mengesan ralat,penipuan, dan kecurian,

4. Memastikan ketepatan dan kesempurnaan data perakaunan,

5. Menghasilkan maklumat yang boleh dipercayai dan tepat pada masanya kewangan dan pengurusan, dan

6. Memastikan pematuhan kepada dasar-dasar dan rancangan.

Berikan lima alasan mengapa pengurus di bahagian pemasaran memerlukan kemahiran kemanusiaan.

Pengurus di bahagian pemasaran memerlukan kemahiran kemanusiaan untuk:

1. Membolehkan beliau membimbing pekerja di bawahnya untuk memberi perkhidmatan dan layanan terbaik kepad a pelanggan mereka.

2. Membolehkan beliau memberi maklumbalas dengan tepat dan berkesan berkaitan operasi di bahagian pemasaran kepada pengurus atasan.

3. Membolehkan beliau melayan semua karenah pelanggan tanpa menjejaskan hubungan mereka.

4. Membolehkan beliau berinteraksi dengan baik dengan para pekerja di bahagian operasi dan jualan.

5. Membolehkan beliau memberi arahan dan teguran dengan secara berkesan tanpa menjejaskan hubungan beliau dengan pekerja tersebut.

6. Membolehkan beliau cuba mewujudkan susasana yang baik danharmoni antara pihak pengurusan dengan semua pekerja.

Membolehkan beliau memberi motivasi dan memimpin pekerja untuk lebih cemerlang dalam memberi perkhidmatan.

Jelaskan tiga andaian tentang pekerja dalam Teori X seperti yang dinyatakan oleh Douglas McGregor.

Andaian tentang pekerja dalam Teori X:

1. Kebanyakan pekerja tidak suka bekerja dan seboleh mungkin cuba elak diri dari buat kerja

2. Pekerja perlu dipaksa, diancam dan diarah bekerja untuk mencapai matlamat organisasi

3. Kebanyakan pekerja malas, mengelak dari tanggungjawab, tiada cita-cita dan lebih menekankan keselamatan diri

4. Kebanyakan pekerja cuba elak diri dari memimpin

5. Pekerja hanya akan melakukan kerja yang baik jika ada insentif kewangan

Huraikan jenis perancangan yang sepatutnya dilaksanakan oleh pengurus pertengahan sesebuah organisasi perniagaan.

Pengurusan Pertengahan – Perancangan Taktikal

· Pengurus pertengahan menyediakan perancangan taktikal (jangka sederhana).

· Menyokong perancangan jangka panjang yang dibuat oleh pengurus atasan.

· Kandungan : Langkah persaingan, respons kepada tindakan pesaing.

· Skop : Matlamat bisnes, jabatan.

· Kemahiran : Kemanusiaan– atasan dan bawahan organisasi.

· Pengurus akan menentukan bagaimana syarikat akan menggunakan sumber-sumber yang ada bagi mencapai matlamat yang ditetapkan.

Jelaskan konsep fail meja dan senaraikan tiga isi kandungan di dalam fail meja.

Konsep fail meja :Panduan terperinci mengenai semua tugas yang dijalankan oleh seseorang individu setiap hari yang meliputi:

1. Senarai tugas dan tanggungjawab seseorang individu dalam jabatan/pejabat

2. Rangkaian prosedur dan senarai semak (checklist)

3. Peruntukan kuasa dan undang-undang yang terlibat dengan tanggungjawab seseorang individu

4. Objektif Jabatan, Bahagian dan Unit individu

5. Carta yang menunjukkan kedudukan individu dalam Bahagian atau Unit masing-masing

Terangkan ciri-ciri pemimpin yang mengamalkan jenis kepimpinan transformational.

Pemimpin transformasi adalah :

1. Seseorang yang suka melakukan perubahan dan pembaharuan.

2. Ini jelas melalui visi dan misi yang dibentuknya. Selaras dengan itu adalah menjadi tanggungjawab pemimpin untuk menyampaikan secara berterusan, memperjelaskan misi dan visi sehingga dapat difahami, diterima dan dihayati oleh semua pengikutnya.

3. Jika diletakkan di mana-mana sahaja tempat bertugas pasti akan dapat menyesuaikan diri dengan persekitaran yang baru.

4. Pemimpin transformasi tidak menjadi kaku atau kehilangan idea kerana mereka sebenarnya mempunyai ciri-ciri yang istimewa yang tidak terdapat pada pemimpin biasa.

5. Mereka adalah seorang pemikir yang berkesan, dapat menggunakan dan memanipulasikan segala kejadian dan peristiwa yang dihadapi sebagai pedoman, pendorong dan sebagai landasan untuk menghasilkan sesuatu jawapan atau keputusan yang boleh digunakan oleh banyak pihak yang terlibat.

Pengagihan tugas yang sesuai adalah sangat penting bagi memastikan pekerja tidak mengalami stres. Nyatakan enam kriteria pembahagian tugas yang sesuai.

Kriteria pembahagian tugas yang sesuai ialah:

1. Agihan tugas mengikut kemampuan pekerja

2. Agihan tugas yang sesuai mengikut kemampuan pembuatan keputusan.

3. Agihan kerja yang seimbang iaitu tidak terlalu banyak dan tidak terlalu sedikit.

4. Agihan tugas yang memerlukan kemahiran yang pelbagai.

5. Agihan kerja yang melibatkan kerja yang rutin

6. Agihan kerja yang memerlukan maklumat yang banyak

7. Agihan kerja yang melibatkan aspek keselamatan

Dengan memberi satu contoh, jelaskan maksud kecekapan dan keberkesanan dalam aspek pengurusan sesebuah organisasi perniagaan.

Maksud kecekapan: [mesti beri contoh dahulu]

· Contoh : Apabila organisasi berupaya menambahkan bilangan produk atau perkhidmatan dengan menggunakan kuantiti input yang sama atau kurang, organisasi tersebut dianggap telah meningkatkan kecekapannya.

· Maksudnya pengurus telah melaksanakan kerja dgn betul iaitu menggunakan sedikit input bagi menghasilkan banyak output – cuba meminimakan kos.

Maksud keberkesanan: [mesti beri contoh dahulu]

· Contoh: Organisasi disifatkan tidak berkesan apabila ia gagal mencapai matlamatnya disebabkan oleh pelaksanaan rancangan yang lemah atau kerana kegagalan pihak pengurusan meramal perubahan persekitaran organisasi dengan lebih tepat.

· Maksudnya untuk mencapai matlamat, membuat keputusan yg betul dan dapat melaksanakan keputusan tersebut dgn jayanya yan g mana dapat membantu mencapai matlamat organisasi.

Nyatakan keadaan organisasi yang sesuai mengamalkan gaya kepimpinan autokratik.

Gaya ini sesuai bagi organisasi yang:

1. Menghadapi krisis

2. Mempunyai pekerja baru

3. Mempunyai pekerja yang tidak bermotivasi

4. Mempunyai pekerja yang kurang kemahiran

5. Mempunyai pekerja yang tiada pengalaman

6. Mempunyai ramai pekerja bawahan

Huraikan tiga kepentingan pasukan kepada sesebuah organisasi perniagaan.

Tiga kepentingan pasukan kepada sesebuah organisasi perniagaan ialah:

1. Kemahiran pelbagai :

· Organisasi boleh mendapatkan banyak idea untuk tujuan inovasi.

2. Norma pasukan mengawal ahli :

· Bagi menyempurnakan aktiviti kerja secara tanggungjawab bersama/ komitmen

3. Ahli dapat belajar kemahiran baru :

· Membantu organisasi dalam melatih pekerja.

4. Memenuhi keperluan sosial :

· Meningkatkan keharmonian dalam organisasi/ membantu sosialisasi dan pembudayaan ahli baru.

5. Motivasi kepada ahli :

· Meningkatkan produktiviti pekerja/ prestasi organisasi.

6. Tugas tidak dapat dilakukan oleh individu seorang diri/ kerja secara berpasukan/ kerjasama :

· Mewujudkan semangat kerja antara ahli kumpulan.

Jelaskan fungsi bajet sebagai satu alat kawalan dalam sesebuah organisasi perniagaan.

Bajet sebagai alat kawalan dalam organisasi untuk:

1. Membantu menyediakan perancangan aktiviti dengan lebih efektif.

2. Membantu mengagihkan sumber dengan berkesan.

3. Membantu dalam mengawal dan memantau penggunaan sumber semasa dalam tempoh bajet.

4. Memastikan setiap sumber kewangan yg diperoleh dapat membiayai kos aktiviti yg dirancang.

5. Memastikan setiap peruntukan perbelanjaan digunakan secara berkesan bagi mengelakkan pembaziran.

6. Memudahkan pihak pengurusan membuat perbandingan memandangkan bajet disediakan berdasarkan data berangka.

Senaraikan lima langkah dalam proses perancangan.

Langkah dalam proses perancangan ialah:

1. Menentukan matlamat dan objektif

2. Menganalisis persekitaran perniagaan

3. Membentuk alternatif tindakan

4. Menilai alternatif

5. Memilih alternatif tindakan

Nyatakan perbezaan antara struktur organisasi jangkauan kawalan sempit dengan struktur organisasi jangkauan luas

Perbezaan antara struktur organisasi jangkauan kawalan luas dan sempit”

Aspek	Jangkauan kawalan luas	Jangkauan kawalan sempit
Bil.subordinat	Ramai	sedikit
Penyelia	Seorang	ramai
Hierarki organisasi	Rendah	tinggi

Berikan dua perbezaan antara pengurus dan peminpin berdasarkan kedudukan dalam organisasi.

Beza 1 : Kedudukan formal

· Menjadi pengurus kerana kedudukannya yang formal dalam organisasi. Tetapi seorang pemimpin tidak semestinya dilantik secara formal dan berjawatan formal dlm organisasi.

Beza 2 : Sebab dilantik

· Biasanya pengurus dilantik untuk menjadi pengurus kerana mempunyai pengetahuan, berkemahiran dan berkeupayaan mengurus dalam dirinya, sebaliknya pemimpin yang mungkin tidak ada kedudukan formal dalam organisasi dilantik disebabkan oleh ciri-ciri kepimpinan yang ada padanya

Beza 3 : Autoriti dan tanggungjawab

· Berjawatan formal menyebabkan pengurus ada tanggungjawab dan autoriti tertentu di mana pengurus akan berperanan sebagai seorang pemimpin, tetapi pemimpin hanya tidak diberikan autoriti sebaliknya hanya bertanggungjawab menjaga anak buahnya sahaja.

Beza 4 : Ciri kepimpinan

· Walaupun berkedudukan formal dalam organisasi sesorang pengurus tidak semestinya ada ciri-ciri kepimpinan yang baik, namum bagi seorang pemimpin sememangnya mempunyai ciri-ciri kepimpinan yang baik yang menyebabkan mereka dilantik.