PECUT SUT PENGGAL 2 : Q&A WAJIB INGAT BAB 3

BIL	SOALAN BAB 3	JAWAPAN
1	Perihalkan empat kegunaan komunikasi dari atas ke bawah dalam sesebuah organisasi perniagaan.	Empat  kegunaan komunikasi dari atas ke bawah didalam sesebuah organisasi ialah pengurus boleh: 1.      Mendelegasikan visi, misi dan objektif organisasi supaya dapat difahami oleh semua pekerja. [1] 2.      Memberi maklum balas dan menilai prestasi para pekerja. 3.      Memaklumkan alasan dan falsafah disebalik mengapa melakukan sesuatu kerja. 4.      Menerangkan polisi, prosedur, arahan, peraturan serta amalan yang seharusnya diterapkan kepada pekerja. 5.      Memberi arahan supaya ada pengaliran arahan mengenai sesuatu kerja kepada                    peringkat pelaksana. 6.      Memberi motivasi, latihan kepada subordinat.
2	Jelaskan lima halangan semasa proses mendengar.	Halangan dan gangguan semasa mendengar ialah: 1.      Keadaan sekitar yang tidak sesuai dan menyukarkan anda mendengar secara aktif seperti cuaca, kebisingan dan sebagainya.[1] 2.      Anda sendiri tidak sihat sehingga tidak dapat menumpukan sepenuh perhatian kepada percakapan 3.      Anda dengan sengaja mengutip maklumat yang anda gemar sahaja kerana yang lain tidak mempunyai kepentingan 4.      Semasa mendengar, anda telah mempunyai pandangan anda sendiri mengenai penghantar atau prasangka terhadapnya sehingga mempengaruhi maklumat yang didengar 5.      Pada ketika itu anda sendiri mempunyai masalah yang lebih penting untuk difikirkan 6.      Anda membiarkan persepsi peribadi anda mempengaruhi anda dan ia mempengaruhi tafsiran anda kepada maklumat tersebut 7.      Percakapan belum lagi selesai tetapi anda telah pun membuat kesimpulan anda sendiri 8.      Anda memberi respon yang tidak serius kepada percakapan tersebut 9.      Anda tidak mahu mendengar kerana anda tidak mahu terlibat iaitu anda berdiri atas pagar.   Sikap sebegini sebenarnya menunjukkan sikap anda yang tidak prihatin.
3	Proses komunikasi yang berlaku dalam sesebuah organisasi kadangkala kurang berkesan kerana berlaku halangan terhadap komunikasi. Jelaskan halangan psikologikal yang berlaku dalam sesebuah organisasi.	Halangan Psikologikal dalam komunikasi: Halangan yang disebabkan oleh keupayaan berfikir individu yang lemah.[1] Penerima akan menapis maklumat yang berguna dan penting sekiranya mereka tidak percaya kepada penghantar. Penerima hanya akan mendengar perkara yang mereka minat sahaja menyebabkan mesej yang disampaikan tidak dapat diterima dengan baik. Tindakbalas emosi seperti perasaan marah, benci dan sebagainya juga boleh menjejaskan keberkesanan mesej yang diterima. Contohnya seorang yang sedih menyebabkan tidak dapat menumpukan perhatian untuk menerima maklumat yang disampaikan. Penerima menterjemah maklumat berdasarkan keperluan/pengalaman/latar belakang dan ciri-ciri peribadi. Penerima tidak menterjemah maklumat yang disampaikan dengan positif sekiranya terimaan maklumat tersebut dianggap sebagai satu ancaman. Sebaliknya maklumat akan diterjemahkan dengan baik dan diterima sekiranya maklumat itu boleh memberi faedah kepadanya.
4	Senaraikan lima elemen dalam proses komunikasi.	Elemen-elemen dalam proses komunikasi ialah: Penghantar Enkod Saluran Dekod Penerima Maklum balas
5	Nyatakan lima kriteria objektif yang berkesan dalam sesuatu perundingan.	Kriteria Objektif yang berkesan: 1.      Sumber kriteria adalah relevan dan mempunyai kebolehpercayaan yang tinggi. 2.      Kriteria objektif tersebut adalah relevan untuk isu atau permasalah dalam perundingan. 3.      Kriteria tersebut mudah difahami dan digunapakai 4.      Krtiteria itu juga boleh disahkan oleh pihak lain dengan serta merta jika diberikan. 5.      Kriteria adalah yang terkini [up to date] 6.      Kriteria tersebut adalah meyakinkan semua pihak, termasuk pemerhati bebas yang tidak terlibat dalam perudingan.
6	Dengan memberikan satu contoh jelaskan kaedah mendengar secara empati.	Contoh: Apabila A sedang bercakap, kita sebagai pendengar empati perlu mendengar dan memahami, bukan menghakimi atau memikirkan ayat seterusnya yang perlu dilemparkan kepada A. Maksud: ·       Pendengaran empati berlaku apabila kita memahami orang itu dengan sepenuhnya dan secara mendalam, secara emosi dan intelek. Dalam memberi respon empati, kita mendengar dengan telinga, mata dan hati kita. ·       Apabila kita mendengar secara empati, bermaksud kita cuba memahami dan menyelami perasaan seseorang apabila dia sedang cuba menyampaikan sesuatu
7	Senaraikan lima contoh nilai etika yang patut ada semasa perundingan.	Antara contoh nilai etika yang patut ada semasa perundingan ialah: 1.      Ahli mengetahui perkara yang tidak boleh dirunding 2.      Bersikap jujur 3.      Mengotakan janji-janji yang dibuat. 4.      Menyenaraikan alternatif pilihan 5.      Bersedia untuk menolak perkara yang negatif 6.      Sentiasa merujuk undang-undang 7.      Tidak membuat sesuatu yang mengejutkan 8.      Ikut peraturan platinum iaitu melihat sesuatu perkara yang menyenangkan orang lain 9.      Bersedia untuk berundur sekiranya perundingan gagal.
8	Nyatakan lima peranan ICT dalam pengurusan perniagaan.	Peranan ICT dalam pengurusan perniagaan ialah: 1.      ICT digunakan untuk penyediaan laporan 2.      ICT sebagai alat untuk Sistem Kawalan Kewangan 3.      ICT digunakan dalam pengurusan inventori 4.      ICT sebagai alat untuk membuat keputusan 5.      ICT digunakan untuk membuat ramalan 6.      ICT di dalam pengurusan sumber manusia 7.      ICT di dalam pengurusna data
9	Jelaskan perkara-perkara yang perlu diberi perhatian oleh penghantar bagi memastikan keberkesanan komunikasi yang hendak dilakukan.	Bagi mendapatkan komunikasi berkesan, penghantar hendaklah memastikan perkara-perkara berikut diberi perhatian sewajarnya: 1.      Jelas tentang mesej yang hendak disampaikan 2.      Teliti dengan baik mesej yang hendak disampaikan 3.      Menyatakan apa yang hendak dinyatakan dengan jelas dan   yakin 4.      Pasti dengan kepentingan mesej itu 5.      Mendapatkan perhatian penerima 6.      Menghantar pada waktu yang tepat dan sesuai 7.      Sensitif kepada maklumbalas pihak lain 8.      Kenalpasti gangguan 9.      Kurangkan gangguan
10	Cadangkan tiga ayat yang sesuai untuk memancing pihak lawan untuk menerima cadangan anda sekiranya anda menggunakan taktik trial balloon dalam sesuatu perundingan.	Antara ayat-ayat memancing pihak lawan untuk menerima cadangan saya dalam taktik trial balloon ialah: 1.      “Apa kata kita cuba kaedah...?”, dan menunggu jawapan pihak lawan, “bagaimana?” 2.      “Jika saya membuat  begini dan begitu, adakah anda akan turut serta?” 3.      “Mari kita sama-sama....” dan melihat jawapan pihakl lawan sama ada mereka bersetuju. 4.      Adakah anda sudah bersedia untuk memberikan persetujuan sekarang?’
11	Huraikan tiga teknik mendengar secara aktif.	Tiga teknik mendengar secara aktif ialah: Mengulang maksud pembicara ·        Pendengar menunjukkan minat mereka terhadap proses mendengar dengan menyebut kembali kata-kata pembicara sama ada dalam bentuk ayat yang sama ataupun ayat dan bahasa yang difahami oleh pendengar. Meluahkan kefahaman terhadap perasaan pembicara ·        Pendengar boleh berkongsi kefahaman dan emosi  yang hendak disampaikan oleh pembicara dengan meluahkan tentang apa yang si pendengar faham dan mengerti akan luahan yang telah disampaikan oleh pembicara. Menanya soalan ·        Untuk menunjukkan bahawa pendengar ialah seorang pendengar yang aktif, pendengar boleh menanyakan soalan kepada pembicara tentang perkara-perkara yang dirasakan agak mengelirukan dan untuk mengelakkan salah faham dalam maklumat yang hendak disampaikan.
12	Jelaskan keadaan yang sesuai untuk menggunakan taktik red herring semasa proses perundingan berlaku.	Red Herring [Mengalih perhatian lawan] ·        Taktik red herring ini biasanya digunakan oleh pihak yang mempunyai masalah dalam suatu perundingan yang perlu diselesaikan oleh mereka, namum mereka cuba mengalihkan perhatian pihak lawan yang satu lagi dengan mengemukakan isu-isu lain yang menyebabkan pihak lawan tertumpu kepada isu yang lain tersebut dan terlupa kepada isu utama pada peringkat awal. ·        Taktik red herring ini biasanya menggunakan isu masalah lain yang pada dasarnya bukan masalah untuk mengelirukan pihak lawan agar masa perundingan terbuang begitu sahaja dan perundingan tamat tanpa pihak yang menggunakan taktik ini terlepas dari menyelesaikan masalah yang utama atau berjaya membuatkan perhatian pihak lawan telah beralih kepada masalah kecil yang direka. ·        Taktik red herring ini sesuai bagi perundingan yang terikat dengan peruntukan masa.
13	Jelaskan empat kebaikan komunikasi secara lisan.	Kebaikan komunikasi secara lisan ialah: 1.      Mesej boleh melalui saluran komunikasi  dengan cepat dan sampai  kepada penerimanya 2.      Alat bantuan komunikaasi boleh digunakan seperti pita rakaman atau video di mana pada masa yang sama boleh mendengar dan melihat bagi mendapatkan gambaran yg lebih jelas 3.      Maklum balas boleh diperolehi dengan cepat 4.      Komunikasi lisan selalunya secara tidak formal dan kejujuran penghantar dapat dirasakan 5.      Berinteraksi sehingga  menyakinkan 6.      Dapat menggambarkan emosi dan sifat pengirim dan penghantar.
14	Bagi sesetengah negara, budaya semasa proses perundingan adalah berbeza. Jelaskan.	1.      Budaya Negara Eropah dalam perundingan biasanya mereka lebih suka bersifat berterus terang, dan tidak suka bertolak ansur. 2.      Budaya Negara Amerika Syarikat pula lebih suka bersifat tegas dalam perundingan dan kadang-kadnag menjadi agresif. 3.      Budaya berunding bagi Negara Arab pula, mereka lebih mesra dan mengabaikan faktor masa. 4.      Bagi Negara Jepun, budaya mereka adalah tidak suka mengotakan janji. 5.      Orang Negara China pula lebih suka bersikap berhati-hati dan dan lebih mementingkan maruah diri semasa berunding,
15	Jelaskan perundingan tahap intrajabatan yang berlaku dalam sesebuah organisasi perniagaan.	·        Biasanya perundingan intrajabatan hanya melibatkan ahli-ahli dalam satu jabatan sahaja di mana tujuan perundingan hanya tertumpu kepada permasalahan dalam sesuatu jabatanbyangperlu diselesaikan secara kolektif di dalam jabatan itu sendiri. ·        Contohnya perundingan berkaitan pembahagian tugasan di dalam sesebuah jabatan pemasaran yang melibatkan jurujual-jurujual yang akan memasarkan produk syarikat dan mereka perlu mengagihkan kawasan jualan mengikut persetujuan bersama. ·        Biasanya perundingan intrajabatan ini diketuai oleh seorang ketua yang mempunyai pengaruh yang tinggi untuk membuat keputusan yang biasanya diketuai oleh ketua jabatan itu sendiri yang mempunyai kuasa yang sah.
16	Nyatakan enam jenis perniagaan bentuk e-dagang yang wujud sekarang.	Jenis Perniagaan E-Dagang: 1.      Pengiklanan 2.      Pendidikan 3.      Kewangan 4.      Bidang profesional 5.      Peruncitan 6.      Pelancongan
17	Nyatakan empat garis panduan penggunaan telefon yang berkesan.	Antara garis panduan penggunaan telefon: 1.      Bercakap dengan jelas. 2.      Perkataan perlu dinyatakan dengan penuh yakin. 3.      Nada suarra yang munasabah. 4.      Bahasa perlu diketahui umum.
18	Jelaskan taktik good guy dan bad guy yang biasa digunakan semasa perundingan.	·        Taktik good guy dan bad guy ini biasanya tindakan berpakat oleh satu pihak untuk mempengaruhi satu pihak lagi supaya mempersetujui cadangan pasukan yang berpakat itu. ·        Pasukan tersebut akan memulakan taktik dengan seorang memainkan watak bad guy yang lebih suka bertindak secara agresif, kasar, membuat tuntutan yang tidak munasbah dan suka mendesak. Keadaan ini menyebabkan satu pihak lagi yang berunding akan kurang senang dan marah dengan tindakan bad guy tersebut. ·        Apabila taktik bad guy telah berjaya mempengaruhi perasaan dan emosi satu lagi pihak yang berunding, maka watak good guy pula dimainkan oleh pasukan tersebut. Watak good guy yang lebih bersifat peramah, lemah lembut dnamesra akan cuba meredakan keadaan dengan memujuk dan meminta maaf bagi pihak bad guy dan menunjukkan bahawa good guy tersebut seolah-olah menyebelahi pihak yang dipengaruhi tersebut dan beliau memohon agar bersetuju dengan cadangan yang diutarakan oleh mereka. ·        Keadaan genting yang dineutralkan oleh good guy itu telah menyebabkan pihak yang satu lagi dalam perundingan lembut hati dan bersetuju dengan cadangan good guy.
19	Jelaskan tiga kaedah e-pemasaran yang  biasa digunakan oleh pemasar untuk menyampaikan maklumat berkaitan produk dan perkhidmatan kepada pasaran sasaran.	3 Kaedah E-Pemasaran 1.      Menggunakan laman Web ·        Laman web atau website adalah menggunakan kaedah penyampaian maklumat menggunakan dokumentasi secara dalam talian dan dengan cara yang boleh menarik perhatian. ·        Ini kerana terdapat banyak syarikat perniagaan yang menggunakan laman web sebagai satu tempat untuk mempromosikan perniagaan mereka. ·        Laman yang menarik dan mudah akan menarik perhatian pengguna Internet. ·        Pada masa hadapan, akses kepada internet tidak akan hanya kepada komputer sahaja, malah ia boleh digunakan melalui media-media lain seperti televisyen. 2.      Kaedah sebaran SMS ·        Kaedah ini akan dilakukan dengan antara ahli dalam kumpulan sahaja. Penyampaian hebahan dilakukan secara ringkas dengan menyertakan alamat web sebagai rujukan lanjutan. ·        Dalam perniagaan ini pada masa hadapan, satu bentuk applikasi dan sistem hebahan SMS yang sistematik yang bersesuaian dengan perniagaan perlu diwujudkan bercirikan sepertimana yang akan digariskan oleh pengurusan ini nanti. 3.      E-mail ·        Pada masa sekarang, kommukasi yang paling murah, mudah, effisyen dan effektif adalah menggunakan email. Terdapat pelbagai e-mail yang antaranya percuma dan perlu dibayar, bergantung kepada keadaan dan kehendak. Penghantaran dokumen, dalam pelbagai bentuk, pemindahan fail-fail, seperti gambar-gambar dan termasuk juga penghantaran suara adalah satu perkara mungkin sekiranya menggunakan e-mail.